Das Problem dabei: Wer nicht wei\u00df, welche KI-Tools Besch\u00e4ftigte im Unternehmen einsetzen, kann auch nicht bewerten, wohin die eingegebenen Daten flie\u00dfen. Kundendaten, interne Dokumente, teilweise sogar Bewerbungsunterlagen landen so in Systemen, die das Unternehmen nie gepr\u00fcft hat.<\/p>\n\n\n\n
Was die DSGVO f\u00fcr die Entscheidung relevant macht<\/h2>\n\n\n\n
Sobald \u00fcber ein KI-Tool personenbezogene Daten verarbeitet werden, kommt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO<\/a>) ins Spiel. Ob das der Fall ist, h\u00e4ngt weniger vom Tool selbst, als von seiner konkreten Nutzung ab. F\u00fcr Unternehmen ergeben sich daraus einige Punkte, die bei der Entscheidung \u00fcber ein KI-Tool hilfreich sein k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n Zum einen wird der Anbieter eines KI-Tools in aller Regel zum Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO<\/strong>. Ein wirksamer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und eine vorherige Pr\u00fcfung des Anbieters geh\u00f6ren dazu \u2013 Punkte, die sich leichter kl\u00e4ren lassen, wenn der Einsatz eines Tools von vornherein bekannt ist.<\/p>\n\n\n\n Auch das Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) spielt eine Rolle: Es geht darum, dass Unternehmen nur die tats\u00e4chlich notwendigen Daten verarbeiten. Wie gut sich das steuern l\u00e4sst, h\u00e4ngt davon ab, wie viel \u00dcberblick ein Unternehmen \u00fcber die genutzten Tools hat.<\/p>\n\n\n\n Bei Verarbeitungen, die voraussichtlich ein hohes Risiko f\u00fcr die betroffenen Personen mit sich bringen, kann au\u00dferdem eine Datenschutz-Folgeabsch\u00e4tzung nach Art. 35 DSGVO<\/strong> erforderlich sein. Das kann beispielsweise bei KI-gest\u00fctzten Auswahl- oder Bewertungssystemen der Fall sein. Ob eine Folgeabsch\u00e4tzung notwendig ist, sollte das Unternehmen anhand des konkreten Einsatzes pr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n Neben der DSGVO kann auch der europ\u00e4ische AI Act f\u00fcr die Freigabe eines Tools relevant sein. Dabei kommt es vor allem auf den vorgesehenen Einsatz an. Ein allgemeiner Textassistent ist anders zu bewerten als ein System, das Bewerber vorsortiert, Besch\u00e4ftigte \u00fcberwacht oder Entscheidungen \u00fcber Personen vorbereitet.<\/p>\n\n\n\n Deshalb sollte ein Unternehmen bei jeder Anfrage zun\u00e4chst festhalten, wof\u00fcr das Tool eingesetzt werden soll und welche Auswirkungen der Einsatz haben kann. Bei sensibleren Anwendungen k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Anforderungen an Dokumentation, menschliche Aufsicht und Risikomanagement hinzukommen. Auch die Schulung der Mitarbeitenden sollte mitgedacht werden: Ein freigegebenes Tool hilft wenig, wenn unklar bleibt, welche Daten eingegeben werden d\u00fcrfen und wo seine Ergebnisse \u00fcberpr\u00fcft werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n F\u00fcr Unternehmen mit einem Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO 27001<\/a><\/strong> ist die Freigabe von KI-Tools kein neues Thema, sondern eine konsequente Fortf\u00fchrung bestehender Prozesse. Zwei Controls sind hier besonders relevant:<\/p>\n\n\n\n A.5.19 \u2013 Informationssicherheit in Lieferantenbeziehungen<\/strong> befasst sich damit, wie Unternehmen die Informationssicherheitsrisiken bewerten, die von Drittanbietern ausgehen. Ein KI-Tool-Anbieter l\u00e4sst sich in diesem Sinne als Lieferant betrachten \u2013 mit Zugriff auf Unternehmensdaten, die im Zweifel sch\u00fctzenswert sind.<\/p>\n\n\n\n A.5.34 \u2013 Privatsph\u00e4re und Schutz personenbezogener Daten (PII)<\/strong> erg\u00e4nzt das um die Perspektive der betroffenen Personen: Verarbeitet ein KI-Tool personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Bewerbenden oder Kunden, muss das Unternehmen pr\u00fcfen, welche gesetzlichen, vertraglichen und internen Anforderungen gelten und wie deren Einhaltung nachgewiesen wird.<\/p>\n\n\n\n Ein sauberer Freigabeprozess f\u00fcr KI-Tools l\u00e4sst sich damit direkt in ein bestehendes ISO-27001-Managementsystem integrieren, statt eine zus\u00e4tzliche, parallele Struktur aufzubauen.<\/p>\n\n\n\n Ob und wie stark sich ein fehlender Freigabeprozess auswirkt, h\u00e4ngt vom Einzelfall ab. Punkte, die dabei eine Rolle spielen k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n Manche dieser Punkte lassen sich r\u00fcckwirkend nur schwer korrigieren, sobald ein Unternehmen Daten einmal \u00fcbermittelt hat. Das macht die Frage relevant, wann und wie ein Unternehmen sich damit auseinandersetzen m\u00f6chte.<\/p>\n\n\n\n Unternehmen sollten Data Protection<\/a>\u00a0und\u00a0Information security<\/a>\u00a0gemeinsam\u00a0betrachten.\u00a0Hinzu\u00a0kommen\u00a0organisatorische\u00a0Fragen:\u00a0Wer\u00a0pr\u00fcft\u00a0eine\u00a0neue\u00a0Anwendung,\u00a0wer\u00a0entscheidet\u00a0\u00fcber\u00a0die\u00a0Freigabe\u00a0und\u00a0wer informiert\u00a0die\u00a0Besch\u00e4ftigten\u00a0\u00fcber\u00a0die\u00a0erlaubte\u00a0Nutzung?<\/p>\n\n\n\n Wie dieser Prozess im Detail aussieht, h\u00e4ngt von Unternehmensgr\u00f6\u00dfe, Branche und vorhandenen Strukturen ab. Ein globaler Konzern braucht ein anderes Vorgehen als ein mittelst\u00e4ndischer Produktionsbetrieb ohne eigene Rechtsabteilung.<\/p>\n\n\n\n Am Anfang steht eine einfache Frage: Wof\u00fcr soll das Tool genutzt werden? Ein Textassistent, der Formulierungsideen f\u00fcr \u00f6ffentliche Inhalte liefert, ist anders zu bewerten als derselbe Dienst, wenn dort Kundenanfragen, Vertr\u00e4ge oder Bewerbungsunterlagen eingegeben werden.<\/p>\n\n\n\n Deshalb sollte der geplante Einsatz zun\u00e4chst kurz beschrieben werden. Dazu geh\u00f6ren die betroffenen Abteilungen, die Art der verarbeiteten Informationen und die Frage, ob das Tool lediglich Vorschl\u00e4ge erstellt oder Entscheidungen \u00fcber Personen vorbereitet.<\/p>\n\n\n\n Anschlie\u00dfend werden der Anbieter und die konkrete Produkt- und Tarifversion gepr\u00fcft. Relevant sind die Vertragsbedingungen, Speicherfristen, der Ort der Datenverarbeitung und der Umgang mit Eingaben. Ebenso sollte das Unternehmen pr\u00fcfen, ob der Anbieter Eingaben und hochgeladene Inhalte f\u00fcr eigene Zwecke oder zur Verbesserung seiner Modelle verwendet. Bei Cloud-Diensten k\u00f6nnen au\u00dferdem Unterauftragnehmer und Drittland\u00fcbermittlungen eine Rolle spielen.<\/p>\n\n\n\n Die technische Pr\u00fcfung richtet sich danach, welche Daten das Tool erhalten soll und wie es in die bestehende IT eingebunden wird. Verf\u00fcgt die Anwendung \u00fcber eine zentrale Benutzerverwaltung? Lassen sich Zugriffsrechte vergeben und Konten beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sperren? Welche Schnittstellen, Browser-Erweiterungen oder Zugriffsberechtigungen bringt das Tool mit? Ebenso ist zu kl\u00e4ren, ob die Nutzung ausreichend protokolliert und nachvollzogen werden kann.<\/p>\n\n\n\n Auf dieser Grundlage entscheidet das Unternehmen, ob das Tool f\u00fcr den beschriebenen Anwendungsfall freigegeben werden kann. Oft l\u00e4sst sich das Tool unter bestimmten Bedingungen freigeben, statt es uneingeschr\u00e4nkt zu erlauben oder vollst\u00e4ndig abzulehnen. H\u00e4ufig ist eine eingeschr\u00e4nkte Freigabe sinnvoll, zum Beispiel nur f\u00fcr bestimmte Abteilungen, Datenklassen oder T\u00e4tigkeiten. So kann ein Tool f\u00fcr allgemeine Textentw\u00fcrfe erlaubt sein, w\u00e4hrend die Eingabe von Kunden-, Personal- oder Vertragsdaten ausgeschlossen bleibt.<\/p>\n\n\n\n Das Unternehmen sollte die Entscheidung zusammen mit den festgelegten Einschr\u00e4nkungen dokumentieren. Eine kurze Positivliste zeigt den Besch\u00e4ftigten auf einen Blick, welche Anwendungen zugelassen sind. Sie sollte auch erkennen lassen, f\u00fcr welche Zwecke die Freigabe gilt, welche Daten nicht eingegeben werden d\u00fcrfen und wer bei Fragen weiterhilft.<\/p>\n\n\n\n Mit der Freigabe ist die Pr\u00fcfung noch nicht beendet. Anbieter ver\u00e4ndern Funktionen, Vertragsbedingungen und den Umgang mit den verarbeiteten Daten. Eine erneute Pr\u00fcfung kann daher bei \u00c4nderungen, einer neuen Nutzung oder nach einem festgelegten Zeitraum erforderlich sein.<\/p>\n\n\n\n Unternehmen m\u00fcssen f\u00fcr die Pr\u00fcfung neuer KI-Tools kein umfangreiches Genehmigungssystem aufbauen. H\u00e4ufig reicht zun\u00e4chst ein verst\u00e4ndlicher Meldeweg, ein fester Ansprechpartner und ein Fragenkatalog, der sich am konkreten Einsatz orientiert.<\/p>\n\n\n\n Entscheidend ist, dass Besch\u00e4ftigte nicht aus Bequemlichkeit auf private oder ungepr\u00fcfte L\u00f6sungen ausweichen. Ein Verfahren, das mehrere Wochen dauert und dessen Anforderungen niemand versteht, wird Schatten-KI kaum verhindern. Die Pr\u00fcfung sollte deshalb gr\u00fcndlich, aber im Arbeitsalltag nutzbar sein.<\/p>\n\n\n\n Die Kvinne GmbH unterst\u00fctzt Unternehmen dabei, Anforderungen aus Data Protection<\/a> und Information security<\/a> in nachvollziehbare Prozesse zu \u00fcberf\u00fchren. Als verl\u00e4sslicher Partner sorgen wir daf\u00fcr, bestehende Beschaffungs- und Freigabeverfahren sinnvoll um die Pr\u00fcfung von KI-Anwendungen zu erweitern.<\/p>\n\n\n\n Ein Unternehmen sollte zumindest wissen, welche KI-Anwendungen dienstlich eingesetzt werden und wof\u00fcr sie genutzt werden. Wie umfangreich die Pr\u00fcfung ausf\u00e4llt, kann vom Risiko des jeweiligen Einsatzes abh\u00e4ngen. Ein Tool f\u00fcr allgemeine Formulierungshilfen muss meist nicht denselben Pr\u00fcfprozess durchlaufen wie eine Anwendung, die Personal- oder Kundendaten verarbeitet.<\/p>\n\n\n\n Das h\u00e4ngt von der Anwendung ab. H\u00e4ufig sind die Fachabteilung, die IT und der Datenschutz beteiligt. Bei sicherheitsrelevanten Anwendungen kommt die Informationssicherheit hinzu. Einkauf, Rechtsabteilung oder Betriebsrat k\u00f6nnen ebenfalls einzubeziehen sein. Der Preis sagt wenig \u00fcber Datenschutz und Informationssicherheit aus. Kostenlose Versionen sind jedoch h\u00e4ufig f\u00fcr die private Nutzung gedacht und bieten weniger M\u00f6glichkeiten f\u00fcr zentrale Verwaltung, vertragliche Regelungen oder die Kontrolle von Funktionen. Das ergibt sich aus der konkreten Freigabe. Es sollte vorab festgelegt werden, f\u00fcr welche Zwecke und Datenarten es genutzt werden darf. So kann eine Anwendung f\u00fcr \u00f6ffentliche Informationen und allgemeine Textentw\u00fcrfe freigegeben sein, w\u00e4hrend personenbezogene Daten, Gesch\u00e4ftsgeheimnisse oder vertrauliche Vertragsinhalte ausgeschlossen bleiben. Diese Grenzen m\u00fcssen f\u00fcr die Besch\u00e4ftigten verst\u00e4ndlich beschrieben werden.<\/p>\n\n\n\n Nein. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung deckt nur einen Teil der Pr\u00fcfung ab und ist auch nur dann das passende Instrument, wenn der Anbieter tats\u00e4chlich als Auftragsverarbeiter t\u00e4tig wird. Ja. Eine nachtr\u00e4gliche Pr\u00fcfung ist sinnvoller, als eine ungeregelte Nutzung einfach fortzusetzen. Dabei sollte zun\u00e4chst gekl\u00e4rt werden, wer das Tool verwendet, welche Daten Besch\u00e4ftigte bisher verarbeitet haben und welche Konten oder Schnittstellen eingerichtet sind. Eine Freigabe sollte nicht unbegrenzt gelten. Eine erneute Pr\u00fcfung kann notwendig werden, wenn der Anbieter seine Bedingungen \u00e4ndert, neue Funktionen hinzukommen oder das Tool f\u00fcr einen anderen Zweck eingesetzt werden soll. Nein. Eine Datenschutz-Folgeabsch\u00e4tzung wird ben\u00f6tigt, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko f\u00fcr die Rechte und Freiheiten nat\u00fcrlicher Personen verursacht. Das kann etwa bei umfangreichen Bewertungen von Personen, \u00dcberwachungsma\u00dfnahmen oder sensiblen Entscheidungen der Fall sein. Ein einfacher KI-Assistent l\u00f6st nicht automatisch eine Datenschutz-Folgeabsch\u00e4tzung aus.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"DSGVO allein reicht nicht mehr aus <\/h3>\n\n\n\n
Der Bezug zu ISO 27001: Lieferanten und Informationswerte im Blick behalten<\/h3>\n\n\n\n
Was ein fehlender Freigabeprozess f\u00fcr Unternehmen bedeuten kann<\/h2>\n\n\n\n
\n
Wie ein praxisnaher Freigabeprozess ablaufen kann <\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/www.kvinne.de\/wp-content\/uploads\/2026\/08\/Ki-Tools-sicher-freigeben-2-pdf-1024x576.jpg\")
Anbieter und technische Voraussetzungen pr\u00fcfen<\/h3>\n\n\n\n
Ein praktikabler Prozess beginnt mit klaren Fragen<\/h2>\n\n\n\n
H\u00e4ufige Fragen zum Thema KI-Tools freigeben (FAQ)<\/h2>\n\n\n\n
Muss jedes KI-Tool vor der Nutzung gepr\u00fcft werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Wer sollte an der Freigabe beteiligt sein?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\nD\u00fcrfen Besch\u00e4ftigte kostenlose KI-Tools verwenden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Unternehmen sollten deshalb festlegen, ob private Konten f\u00fcr dienstliche Zwecke zul\u00e4ssig sind. In vielen F\u00e4llen ist eine zentral verwaltete Business-Version besser geeignet, weil Konten, Berechtigungen und Einstellungen einheitlich gesteuert werden k\u00f6nnen.
<\/p>\n\n\n\nWelche Daten d\u00fcrfen in ein freigegebenes Tool eingetragen werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag f\u00fcr die Freigabe aus?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\nKann ein bereits eingesetztes Tool nachtr\u00e4glich gepr\u00fcft werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\nWie oft sollte eine Freigabe \u00fcberpr\u00fcft werden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Auch eine regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung ist sinnvoll, wobei sich das Intervall am Risiko orientieren sollte. Unternehmen sollten Anwendungen mit sensiblen Daten oder weitreichenden Zugriffsrechten h\u00e4ufiger \u00fcberpr\u00fcfen. <\/p>\n\n\n\nIst f\u00fcr jedes KI-Tool eine Datenschutz-Folgeabsch\u00e4tzung erforderlich?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n